MANAJEMEN RESIKO

                                               MANAJEMEN RESIKO

Proyek yang paling sukses berawal dari perencanaan dan pengelolaan yang efektif. Mengembangkan keterampilan manajemen proyek dan menerapkan strategi mitigasi manajemen proyek yang teruji dapat membantu. Meski begitu, proyek yang berkembang paling baik pun akan memiliki risiko. Cara terbaik mencegah risiko proyek yakni dengan menghadapinya langsung. Secara proaktif membuat rencana untuk menghadapi kejadian yang tidak pasti ini dengan rencana manajemen risiko dapat membantu Anda mengendalikan tim proyek bersiap menghadapi dengan tenang daripada terlihat tidak siap di tengah situasi yang tidak terduga.  Jika belum pernah mengembangkan rencana manajemen risiko sebelumnya, Anda mungkin menanggung konsekuensi dari risiko tidak terduga pada proyek sebelumnya. Pelajari selengkapnya tentang manajemen risiko proyek, lalu cobalah enam langkah mudah ini untuk membuat rencana manajemen risiko sendiri.

Apa itu rencana manajemen risiko proyek?

Rencana manajemen risiko proyek adalah dokumen yang menjelaskan cara tim Anda mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi potensi risiko proyek yang belum terjadi.

Risiko proyek vs. masalah dalam manajemen proyek

·   Risiko proyek adalah segala sesuatu yang dapat memengaruhi kesuksesan proyek dengan menunda linimasa proyek, melebihi anggaran, atau menyebabkan penurunan kinerja proyek dengan berbagai cara.

·         Masalah proyek adalah segala sesuatu yang telah memengaruhi kesuksesan proyek. Penyelesaian masalah itu pendekatan reaktif daripada pendekatan proaktif.

Dengan rencana manajemen risiko yang efektif, Anda dapat mengatasi semua potensi risiko yang mungkin muncul selama siklus proyek dan melakukan mitigasi sehingga proyek Anda tetap sesuai rencana, anggaran, dan sasaran. 

Kapan harus menggunakan manajemen risiko proyek

Rencana manajemen risiko proyek yang baik itu tidak reaktif, namun proaktif. Idealnya, Anda harus membuat rencana manajemen risiko selama fase perencanaan proyek. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi risiko dan potensi dampaknya dengan sebaik-baiknya, serta memantau risiko tersebut selama proyek berlangsung. Anda dapat memantau risiko-risiko itu jika memang menjadi masalah. Hal ini lebih baik daripada tidak mengetahui risiko tersebut.

Jika Anda ingin mengatasi risiko proyek untuk proses yang telah dimulai, pertimbangkan untuk menggunakan teori kendala, yaitu kerangka kerja untuk membantu Anda mengidentifikasi titik terlemah dalam proyek atau proses dan mengatasi dampak risiko.

6 langkah manajemen risiko proyek 

Mengelola risiko proyek itu mengidentifikasi, merencanakan, dan memantau potensi risiko. Tidak semuanya akan berisiko, dan bahkan mungkin tidak ada yang berisiko. Tetapi, penilaian risiko proaktif dan manajemen insiden dapat membantu Anda bersiap dan menyesuaikan dengan cepat. Ini memastikan Anda mencapai semua tujuan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Jika Anda memulai dengan manajemen risiko, berikut ini enam langkah untuk membantu menulis rencana manajemen risiko proyek. Untuk setiap langkah, gunakan rencana risiko proyek Asana untuk menunjukkan kepada Anda gambaran rencana manajemen risiko untuk proyek berikutnya.

 

1. Identifikasi

Untuk mengidentifikasi risiko, buat rencana manajemen risiko proyek dengan menyusun daftar semua potensi kejadian risiko proyek. Kejadian risiko adalah segala sesuatu yang dapat memengaruhi jadwal, anggaran, atau kesuksesan proyek.

Ada berbagai cara untuk memulai proses identifikasi risiko, antara lain:

·         Wawancara pemangku kepentingan proyek. Cara terbaik untuk mengidentifikasi risiko proyek adalah bertanya kepada pemangku kepentingan, pimpinan, dan pakar terkait topik tersebut. Jika mereka menjalankan proyek serupa, tanyakan kepada mereka risiko yang dihadapi dan cara dapat mencegahnya. Bahkan jika mereka belum menjalankan proyek serupa, pastikan untuk menghubungi pemangku kepentingan proyek utama untuk memastikan Anda tidak melewatkan risiko proyek penting apa pun.

·         Curah pendapat potensi risiko dengan tim proyek. Tim proyek adalah orang yang akan bekerja sama dengan Anda dalam proyek setiap harinya. Sebelum Anda memulai proyek, tanyakan kepada mereka hal yang dianggap sebagai potensi risiko dan pertimbangkan untuk mengadakan sesi curah pendapat untuk mengidentifikasi risiko berat pada proyek.

·         Dokumentasikan dan konfirmasikan asumsi Anda. Menurut Panduan Project Management Body of Knowledge (PMBOK), asumsi adalah segala sesuatu tentang proyek yang Anda yakini akan terjadi, tetapi tidak dijamin akan benar terjadi. Anda dapat membuat keputusan proyek berdasarkan asumsi tanpa menyadarinya. Melakukannya tanpa mendokumentasikan dan menguji asumsi dapat menghadapkan Anda pada risiko proyek. Jika asumsi Anda sebenarnya tidak benar, dasar proyek mungkin menjadi tidak stabil dan dapat mengancam kesuksesan proyek . Lakukan matriks penilaian risiko.Matriks penilaian risiko mengategorikan berdasarkan tingkat keparahan ke dalam empat kelompok: Sangat parah, parah, sedang, dan ringan. Hal ini membantu untuk memprioritaskan potensi risiko yang harus ditangani terlebih dahulu. 

Saat Anda mengidentifikasi kejadian risiko penting, masukkan ke dalam daftar risiko. Seperti namanya, daftar risiko adalah daftar khusus untuk semua risiko proyek Anda. Daftar risiko Anda harus menjawab beberapa pertanyaan tentang risiko yang diketahui telah diidentifikasi, meliputi:

·         Apa probabilitas/kemungkinan potensi risiko ini?

·         Berapakah probabilitas/kemungkinan terjadinya?

·         Apa dampak dan tingkat keparahannya jika risiko itu terjadi?

·         Apa rencana tanggapan risiko kita?

·         Dengan mempertimbangkan probabilitas dan dampaknya, apa tingkat prioritasnya?

·         Siapa pemilik risiko ini?

Jangan khawatir jika Anda tidak dapat memahami semua ini sekarang, beberapa di antaranya akan dibahas lagi di langkah selanjutnya. 

2. Analisis

Untuk setiap risiko yang telah Anda identifikasi, analisis kemungkinannya, tingkat keparahan, dan rencana tanggap risiko. Tergantung pada kompleksitas risiko proyek, pertimbangkan untuk melakukan analisis risiko dengan tim proyek atau pemangku kepentingan utama. Untuk memutuskan tingkat keparahannya, pikirkan bagaimana risiko akan memengaruhi tujuan proyek Anda. Akankah itu menunda linimasa, mengacaukan anggaran, atau mengurangi dampak hasil akhir proyek? Kemudian, untuk setiap risiko, buatlah rencana tanggap risiko. Rencana tanggap risiko Anda belum tentu menjadi item tindakan untuk sekarang. Sebaliknya, itulah yang akan dilakukan tim Anda untuk menyesuaikan dan mengatasi risiko dengan cepat.

3. Prioritaskan

Untuk memprioritaskan risiko, tanyakan pada diri sendiri: berdasarkan daftar risiko dan analisis Anda, risiko mana yang paling mungkin terjadi dan paling berpotensi memengaruhi kesuksesan proyek? Risiko yang harus ditangani adalah risiko yang kemungkinan besar terjadi dan juga memiliki tingkat keparahan yang tinggi. Anda harus memantau dan menanggapi semua potensi risiko, tetapi risiko inilah yang paling harus dipantau dan paling sering diperiksa.

4. Tetapkan pemilik

Langkah ini opsional, tetapi disarankan. Meskipun risiko belum terjadi, Anda akan sangat terbantu dengan menetapkan pemilik risiko lebih awal sehingga anggota tim siap. Orang ini seharusnya tidak hanya memantau risiko tetapi juga akan menjadi orang yang tepat untuk mengembangkan rencana mitigasi risiko.

5. Pantau

Pada titik ini, proyek Anda telah dimulai. Harapannya, Anda melacak dengan baik tujuan proyek akhir. Tetapi, pastikan Anda terus memantau risiko secara aktif untuk menghindari hal tidak terduga yang tidak menyenangkan. Untuk melakukan ini:

·         Kirim pembaruan status secara berkala sehingga tim proyek dan pemangku kepentingan proyek memiliki informasi yang sama. Ingat: manajemen risiko harus proaktif, bukan reaktif.

·         Periksa secara langsung dengan manajer risiko individu. Setiap "pemilik" risiko harus memantau kejadian risiko untuk mengetahui adanya tanda bahaya. Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, hubungi mereka secara teratur untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.

·         Pantau daftar risiko Anda untuk setiap pembaruan. Jika kemungkinan ada perubahan risiko atau rencana tanggap risiko diperbarui, perubahan itu harus terlihat dalam daftar risiko. Seperti kebanyakan elemen manajemen proyek, rencana manajemen risiko Anda harus menjadi dokumen dinamis yang digunakan tim agar tetap bekerja sesuai rencana.

Kolaborasi juga sangat penting untuk pemantauan risiko. Seringkali potensi masalah atau risiko baru yang diketahui oleh anggota tim, tetapi mungkin tidak merasa terdorong untuk segera menandainya. Pastikan Anda membangun budaya kolaborasi tim, keterbukaan, dan kejujuran.

 

6. Tanggapi risiko

Jika suatu saat risiko menjadi kenyataan, inilah saatnya untuk menanggapi risiko. Dengan daftar risiko dan rencana manajemen risiko, Anda harus memiliki rencana kontingensi yang bagus untuk menangani risiko. Ingat: manajemen risiko itu bukan mencegah risiko, meskipun itu memang membantu. Sebaliknya, manajemen risiko proyek adalah praktik mempersiapkan menghadapi risiko dan memiliki rencana yang bagus sehingga Anda tidak terlihat belum siap.

Mulailah membuat templat rencana manajemen risiko Anda dengan menjelajahi galeri templat kami atau membuat metode kustom Anda sendiri.

 

Gol manajemen risiko proyek

Menerapkan rencana manajemen risiko dapat membantu mempersiapkan tim Anda untuk kejadian tidak terduga. Tapi sejujurnya, tidak setiap proyek membutuhkan rencana manajemen risiko yang mendalam. Jika proyek itu relatif mudah, Anda mungkin hanya perlu mengobrol singkat bersama anggota tim untuk mencurahkan pendapat dan mengatasi semua potensi risiko.  Ruang lingkup proyek ini kecil, tidak memakan banyak waktu anggota tim atau sumber daya luar (seperti anggaran atau bandwidth), dan mungkin merupakan proses yang telah sukses Anda selesaikan sebelumnya.

Jika mengerjakan inisiatif kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan proyek lintas fungsi dan sumber daya penting, Anda akan mendapatkan manfaat dari rencana manajemen risiko proyek. Ini adalah proyek tempat Anda mungkin menginvestasikan banyak waktu dan bandwidth anggota tim atau menyiapkan investasi keuangan yang besar. Dengan rencana manajemen risiko, Anda dapat memastikan proyek tetap dalam ruang lingkup proyek dan pada akhirnya sukses.

 

Metode Penelitian

                                                                     Metode Penelitian 

Metode penelitian dalam teknik industri dapat menggunakan metode penelitian operasional (OR). Metode penelitian operasional (OR) menggunakan berbagai teknik, seperti:

·         Pemodelan matematis

·         Analisis kuantitatif

·         Optimasi

·         Perencanaan dan penjadwalan

·         Manajemen persediaan

·         Manajemen rantai pasokan

·         Pemeliharaan peralatan

·         Manajemen proyek

·         Analisis risiko 

 

Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Metode penelitian dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

·         Penelitian kualitatif

·         Penelitian kuantitatif

·         Penelitian campuran (mixed method)

·         Penelitian gabungan

·         Penelitian survey

·         Penelitian dasar (basic research)

·         Penelitian terapan (applied research)

·         Penelitian evaluatif 

 

Penerapan Metode PDCA

                                                            Penerapan Metode PDCA

Metode PDCA (Plan-Do-Check-Act) adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk perbaikan proses dalam suatu organisasi. Metode ini dikembangkan oleh Walter A. Shewhart dan diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Berikut adalah penjelasan singkat tentang setiap langkah PDCA:

Metode PDCA membentuk siklus berkelanjutan di mana setiap tahap mengarah ke tahap berikutnya. Pendekatan ini memberikan kerangka kerja sistematis untuk mengidentifikasi, merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi perbaikan atau perubahan dalam suatu proses. PDCA mendorong organisasi untuk terus belajar dan meningkatkan kinerja mereka secara berkelanjutan. Pendekatan ini juga dikenal sebagai siklus Shewhart atau siklus Deming.

Manfaat menggunakan metode PDCA

1.      Meningkatkan produktivitas

Metode PDCA membantu meningkatkan produktivitas dengan memberikan pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-hambatan dalam proses. Dengan merencanakan, melaksanakan, memeriksa, dan bertindak secara berulang, organisasi dapat terus meningkatkan efisiensi operasional dan kinerja keseluruhan.

2.      Mengurangi pemborosan

PDCA membantu mengurangi pemborosan dengan fokus pada perbaikan proses. Dengan melakukan evaluasi terus-menerus (Check) terhadap langkah-langkah yang diambil, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana sumber daya atau waktu diboroskan dan mengimplementasikan tindakan korektif.

3.      Meminimalkan risiko

Dengan siklus yang terus berulang, PDCA membantu organisasi untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mengelola risiko-risiko yang terkait dengan perubahan atau perbaikan proses.

Tahap perencanaan (Plan) dan pemeriksaan (Check) membantu memastikan bahwa perubahan yang diimplementasikan direncanakan dengan baik dan bahwa dampaknya dievaluasi secara hati-hati.

4.      Meningkatkan kualitas produk atau layanan

Dengan fokus pada perbaikan terus-menerus, PDCA dapat membantu meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan oleh suatu proses.

Proses evaluasi dan tindakan korektif pada tahap “Check” dan “Act” membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah-masalah kualitas secara efektif.

5.      Mengoptimalkan penggunaan sumber daya

PDCA membantu organisasi mengoptimalkan penggunaan sumber daya dengan mengarahkan perubahan atau perbaikan ke area yang paling memerlukan perhatian.

Langkah perencanaan membantu mengidentifikasi prioritas, sementara evaluasi pada tahap “Check” membantu memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien.

6.      Menghadapi perubahan dan ketidakpastian

Dalam lingkungan bisnis yang terus berubah, PDCA membantu organisasi untuk menghadapi perubahan dan ketidakpastian. Dengan berfokus pada penyesuaian dan perbaikan berkelanjutan, organisasi dapat lebih cepat merespons perubahan eksternal atau internal.

Langkah-langkah metode PDCA

Berikut adalah langkah-langkah menerapkan metode PDCA.

1.      Plan (Rencana):

Tujuan: Merencanakan perbaikan atau perubahan yang diperlukan dalam suatu proses.

Aktivitas: Identifikasi masalah, tentukan tujuan perbaikan, dan buat rencana tindakan.

2.      Do (Lakukan):

Tujuan: Melaksanakan rencana tindakan yang telah dirancang pada tahap perencanaan.

Aktivitas: Implementasikan perubahan atau perbaikan yang direncanakan.

3.      Check (Periksa):

Tujuan: Mengevaluasi hasil dari langkah “Do” untuk memastikan apakah perubahan atau perbaikan telah mencapai tujuan yang diinginkan.

Aktivitas: Kumpulkan dan analisis data, bandingkan hasil dengan tujuan, dan identifikasi apakah ada perbedaan atau perbaikan yang dibutuhkan.

4.      Act (Tindak Lanjut):

Tujuan: Melakukan tindakan lanjut berdasarkan hasil evaluasi pada tahap “Check.”

Aktivitas: Jika perbaikan berhasil, lakukan standarisasi atau implementasikan perubahan secara permanen. Jika masih diperlukan perbaikan, kembalilah ke tahap “Plan” untuk merancang tindakan korektif tambahan.

Contoh penerapan PDCA

Mari kita ambil contoh kasus penerapan PDCA di suatu perusahaan manufaktur yang menghadapi masalah keterlambatan dalam proses produksi. Berikut adalah langkah-langkah implementasi PDCA:

Plan (Rencana):

Identifikasi masalah: Tim manajemen mengidentifikasi bahwa terdapat keterlambatan dalam proses produksi, yang mengakibatkan penurunan efisiensi dan kualitas produk.

Rencanakan perubahan: Merencanakan perubahan dalam proses produksi, termasuk evaluasi dan peningkatan langkah-langkah tertentu.

Do (Lakukan):

Implementasi perubahan: Menerapkan perubahan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Misalnya, memperbarui alur kerja, memberikan pelatihan kepada karyawan, atau mengganti peralatan yang usang.

Check (Periksa):

Monitor proses produksi baru: Tim melakukan pemantauan terhadap proses produksi yang telah diubah untuk memastikan bahwa perubahan berjalan sesuai rencana.

Evaluasi hasil: Mengumpulkan data mengenai efisiensi, kualitas, dan waktu produksi baru. Bandingkan hasil dengan target yang telah ditetapkan.

Act (Tindak Lanjut):

Tindak lanjut terhadap hasil: Jika perubahan berhasil dan menunjukkan peningkatan, tetapkan langkah-langkah baru sebagai standar proses produksi.

Jika gagal, identifikasi penyebab: Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa perubahan tidak mencapai tujuan, tim menganalisis penyebab kegagalan dan merencanakan tindakan korektif tambahan.

Perbaikan berkelanjutan: Penerapan PDCA tidak berakhir di sini. Perusahaan terus memantau dan memperbaiki proses produksi secara berkelanjutan, mengidentifikasi area tambahan untuk perbaikan.

Kekurangan Metode PDCA

Meskipun metode PDCA (Plan-Do-Check-Act) merupakan pendekatan yang kuat untuk perbaikan proses, tetapi ada beberapa kekurangan atau tantangan yang mungkin dihadapi dalam penerapannya.

Kurangnya keterlibatan pemimpin dan karyawan

Jika pemimpin dan karyawan tidak terlibat sepenuhnya dalam siklus PDCA, perbaikan yang dihasilkan mungkin tidak optimal. Keterlibatan aktif dari semua pihak terlibat sangat penting untuk keberhasilan metode ini.

Keterbatasan dalam pengukuran dan evaluasi

Pemilihan metrik yang tidak sesuai atau kurangnya data yang akurat dapat menghambat kemampuan organisasi untuk melakukan evaluasi yang efektif. Tanpa data yang baik, proses evaluasi pada tahap “Check” mungkin tidak memberikan informasi yang cukup untuk membuat keputusan yang tepat.

Kurangnya fleksibilitas dalam lingkungan yang dinamis

Dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah, rencana yang telah dirancang pada tahap “Plan” mungkin menjadi tidak relevan dalam waktu yang singkat. Kurangnya fleksibilitas dalam mengatasi perubahan atau ketidakpastian dapat menjadi tantangan.

Kesulitan dalam merancang rencana yang efektif

Menyusun rencana yang efektif memerlukan pemahaman yang mendalam tentang masalah atau perubahan yang ingin diatasi. Kurangnya informasi atau pengetahuan dapat membuat rencana kurang tepat atau kurang efektif.

Ketergantungan pada pendekatan linearnya 

Metode PDCA memiliki pendekatan yang relatif linier. Beberapa situasi mungkin kompleks dan dinamis, dan pendekatan linear ini mungkin tidak cukup untuk mengatasi semua kompleksitas.

Kesulitan menerapkan tindakan korektif

Kadang-kadang, setelah evaluasi (Check), kesulitan menerapkan tindakan korektif yang efektif dapat menjadi hambatan. Implementasi tindakan korektif yang tidak tepat dapat menghasilkan hasil yang kurang memuaskan.

Meskipun PDCA memiliki kekurangan ini, kesadaran akan tantangan-tantangan tersebut dapat membantu organisasi mengatasi mereka dengan bijaksana dan meningkatkan efektivitas penerapan metode ini.

Itulah tadi penjelasan singkat mengenai PDCA. Dengan menerapkan metode PDCA, Anda dapat meraih beragam manfaat ini dan mencapai peningkatan berkelanjutan dalam kinerja, efisiensi, dan kemampuan adaptasi di perusahaan.